Yolande est formatrice au sein d’un centre de formation inter-entreprises. Sa pratique professionnelle a beaucoup changé ces 2 dernières années. Aujourd‘hui 80 % de son temps de travail se fait à distance avec les stagiaires. Histoire d’une mutation.

Alexandra:Ca ne vous fait pas drôle de rencontrer quelqu’un en chair et en os, vous qui êtes devenue une experte du virtuel ?

Yolande: Ce qui m’impressionne plutôt c’est d’être face à une journaliste. Car vous, il vous faut du spectaculaire. Or ce que je fais ne l’est pas.

A: Vous êtes vraiment trop modeste. Il n’y encore que très peu de gens qui travaillent comme vous. Vous pouvez me raconter votre histoire.

Y: Il y a vingt ans que je fais ce métier et je me suis spécialisée ces dernières années dans tout ce qui touche à la bureautique. Tout allait très bien jusqu'il y a deux ans. Et là, un coup de tonnerre. Les entreprises qui soutiennent notre centre décident de "dégraisser" et de diminuer de 50 % les effectifs. Des audits sont nommés et font une analyse détaillée de notre fonctionnement. Comme cela était prévisible les résultats sont accablants. Et nous nous préparons à mettre notre tête sur le billot! Quand surgit de sa boîte un des consultants de l'équipe d'audit qui ose prendre tout le monde à contre-pied. Il prétend pouvoir redonner une nouvelle rentabilité au centre en utilisant les nouvelles technologies de l’informatique en réseau . Après un mois de négociations et de discussions, il emporte le morceau et récupère au passage un contrat à durée déterminée d’un an pour mettre en oeuvre ce qu’il a conseillé. Un conseil obligé de mettre en oeuvre ses propres conseils, ça devenait intéressant.

A: Quelles étaient les idées clés avancées par ce consultant?

Y: Tout partait d’un constat sans concession et assez juste sur les méthodes de formation. Il les jugeait ringardes et très coûteuses. Le raisonnement mettait en avant que la majorité des coûts de formation ne concernaient pas la formation. En effet il y a les salles, les déplacements, l’hébergement, et le temps passé. Selon ses calculs cela représentait jusqu’à 80 % de coûts. De plus il mettait en avant que la formation en salle et en séminaires était trop intensive pour des cerveaux habitués à fonctionner à un rythme plus lent, du fait de la quotidienneté de leur travail. La formation équivalait donc à un gavage dont 10 ou 20 % maximum des contenus étaient retenus. Enfin il prétendait que les stagiaires avaient surtout besoin de leur formateur après le stage. Et là, le formateur disparaissait corps et âme! Que des choses très logiques et assez irréfutables en somme !

A: Et il a proposé quoi?

Y: De tout casser et de tout reconstruire. De partir d’une page blanche pour ne pas retomber dans des ornières. Nous avons donc interrompu les activités du centre pendant 3 mois pour faire notre révolution. Il a commencé par nous montrer tous les nouveaux outils qui existaient. Il nous a présenté des expériences menées à l’étranger, notamment en Scandinavie et au Canada. Il nous a fait réfléchir à notre métier, à notre valeur ajoutée. Nous étions ébahis. Nous n’arrivions pas à comprendre comment nous avions pu faire pour passer à côté de tant de choses simples et évidentes. Tout notre modèle mental visait à un accroissement de la complexité et à l’intellectualisation extrême des processus. Lui nous révélait l’intérêt qu’il y avait à tout simplifier, à tout élaguer, à tout repenser plus basique.

A: Et vous avez réussi à bâtir quelque chose?

Y: Oui, trois mois après, tout était prêt et nous avons lancé notre nouvelle méthodologie de formation. Depuis nous vivons sur une autre planète. Chaque jour nous apprend quelque chose de plus. D’acteurs, nous sommes devenus metteurs en scène. J’ai l’impression d’avoir rajeuni de 15 ans du fait de cette remise en cause.

A: Vous m’intriguez beaucoup. Vous pouvez me dire comment ça marche?

Y: La première règle du jeu est que toute personne qui va vouloir se former chez nous va devoir préalablement se former aux outils de travail en groupe sur ordinateur. Pour cela nous avons conçu un petit package pédagogique qui regroupe une vidéo pour expliquer l’esprit et un CD-Rom pour apprendre à pratiquer. Le tout est accompagné d’un petit livret d’explications. Au passage cela a permis à nos entreprises clientes de comprendre tout l’intérêt qu’elles avaient à déployer ce type d’outils. La seconde étape quant à elle va être plus traditionnelle car elle va permettre aux gens de se retrouver en salle. Vous voyez on n’a pas tout jeté par la fenêtre. Mais la durée est de 50 à 75 % plus courte qu’avant. Ces sessions ont pour première ambition de créer le groupe, car plus la micro-communauté de stagiaires sera soudée plus la suite sera efficace. Ensuite on explore tout ce qu’il sera bon d’apprendre afin de bien comprendre le territoire sur lequel on s’aventure. Enfin on se fixe un plan d’apprentissage et d’évolution qui peut aller de plusieurs semaines à plusieurs mois. Et c’est là que la cyber-formation commence.

A: Vous voulez dire que vous n’apprenez rien durant le stage en salle!


Y: Au contraire, nous apprenons à nous connaître, nous apprenons à définir nos objectifs d’apprentissage, nous apprenons à bâtir un processus d’acquisition, mais c’est vrai que nous n’apprenons rien quant au fond. Pourquoi gâcher de tels moments!

A: Donc toute l’acquisition de connaissance se passe par ordinateur?

Y: En gros oui. Chaque semaine je diffuse pour chaque micro-communauté de stagiaires des contenus pédagogiques et des exercices s’il y a lieu. Ils peuvent poser des questions dans un forum dédié au groupe. Ainsi tout le monde profite des questions et des réponses. De plus ils peuvent travailler sur les contenus de formation au moment où ils le souhaitent ou plus exactement au moment où ils le peuvent. Il est vrai que ce type d’approche repose sur une forte motivation du stagiaire. De toute façon il n’y a aucune bonne pédagogie pour des gens qui ne veulent pas apprendre. Or ils sont légion, croyez en ma vieille expérience! Ceci conduit amène donc à une assimilation progressive des connaissances et permet surtout de les tester sur leur réalité de travail. Les questions qu’ils nous posent sont intéressantes car elles leur sont inspirées par leur réalité quotidienne. La formation remplit donc ici un rôle beaucoup plus pragmatique. Aider les gens à mieux vivre leur réalité.

A: Vous aimez les paradoxes. C’est le consultant qui a déteint sur vous!

Y: Toute plaisanterie mise à part, qu’y a-t-il de plus virtuel que de former des gens dans une salle close, alors que les réalités sont à l’extérieur. C’est ce qui conduit la majorité des formateurs à devenir eux-mêmes virtuels et à ne plus avoir de prise sur la réalité. Alors que la relation au quotidien avec des gens immergés dans la réalité ne peut nous permettre de perdre le contact du sol. Même si cette relation se fait avec des outils souvent affublés du qualificatif de virtuels. Donc je confirme, la relation virtuelle avec des gens qui vivent dans leur réalité est d’une très grande efficacité.

A: Je vous laisse continuer votre description.

Y: La relation électronique n’est pas le seul type de relations que nous entretenons. Je téléphone personnellement et régulièrement à chaque stagiaire afin de pouvoir faire le point, redonner un peu de courage, réguler certains problèmes. J’assure également des permanences téléphoniques auxquelles les gens peuvent me joindre. De temps en temps si le sujet le justifie on expédie des cassettes audio ou vidéo. Nous préférons cela aux visioconférences qui demandent une logistique importante et qui obligent tout le monde à être disponible au même moment. Ce qui est marrant avec ces méthodes c’est que le formateur se transforme progressivement en "coach" ou même dans certains cas en consultant. En effet, même si le mot n’est pas très joli, nous assurons l’après-vente de notre formation. D’où une forte complicité et une plus grande implication du formateur dans les réalités des stagiaires.

A: Qu’en disent vos clients entreprises?

Y: Ils sont globalement très satisfaits car ils ont le sentiment de voir où va leur argent. En effet cette progressivité dans l’apprentissage permet vraiment de faire du Kaizen. C’est-à-dire, pour vous qui n’êtes pas japonaise, de faire des progrès pas à pas. Nous en arrivons aujourd’hui à un concept de maintenance en formation. Les gens nous paient non pas pour acquérir une connaissance mais pour la maintenir à jour. Ainsi certains stagiaires souscrivent des abonnements qui leur permettent d’avoir régulièrement et directement sur leur poste de travail les mises à jour des connaissances. En bureautique où nous en sommes presque à une version par logiciel tous les 6 mois cela peut être particulièrement rentable. D’un phénomène discontinu et épisodique, la formation devient grâce à ces méthodes un processus continu et permanent. Il ne peut en être autrement d’ailleurs en formation. Il y a toujours à apprendre.

A: Quels sont les avantages pour les stagiaires?

Y: Ils se forment en "temps masqué" et tout le monde sait à quel point il est difficile de quitter son poste plusieurs jours. Ils peuvent être conduits à se former en "juste-à-temps". Par exemple une équipe de cadres qui devait partir mener une négociation en Chine a pu suivre un stage à distance durant deux mois en n’investissant pas plus de 15 minutes par jour. Et en plus le stage lui a permis d’élaborer des stratégies collectives grâce aux forums de discussions. Autre avantage, les cadres disposent de la totalité des matériaux pédagogiques sur leur poste de travail Ils peuvent donc s’y référer à tout moment. C’est un vrai "capital pédagogique".

A: Et pour les pédagogues?

Y: C’est la fin du train-train. On est constamment bombardés d’idées, de questions, de remarques. Nous sommes dans une relation beaucoup plus équilibrée avec les stagiaires. Ils sont moins passifs. Nous sommes moins répétitifs. Ce qui nous conduit à constamment faire changer nos supports. Je peux l’avouer maintenant car il y a prescription, mais avant il nous arrivait d’utiliser les mêmes supports pendant plusieurs années. Le fonctionnement en réseau et en micro-communautés de stagiaires c’est un élixir de jouvence et une obligation de se mettre au niveau. Cela a beaucoup soudé le corps pédagogique et nous nous voyons souvent pour faire évoluer nos stratégies et nos méthodes. Il est vrai que pour cela l’unité de lieu est appréciable. Et comme la majorité de nos relations avec les stagiaires est virtuelle et asynchrone, nous avons tout le temps nécessaire pour nous voir. Ce qui était impossible auparavant.

A: Et le consultant à l’origine de cette aventure, il est toujours là?

Y: Oui, son contrat a été reconduit pour trois ans et les entreprises membres nous ont confié des parties de formation que traditionnellement elles avaient continué à traiter en interne. Il est d’ailleurs en train de mettre au point une nouvelle idée qui devrait pas mal faire parler d’elle.

A: Et c’est quoi cette nouvelle idée?

Y: Une fois de plus il est parti d’un constat simple. Il s’est dit que chacun avait quelque chose à apprendre aux autres. Mais que les autres ne le savaient pas. Il a donc mené une étude pour créer une cartographie des savoirs, des compétences et des expertises. Ensuite il a répertorié toutes les personnes qui déclaraient une compétence dans un ou plusieurs domaines. Et puis il a créé le village des savoirs!

A: Le village des savoirs?

Y: Eh oui, une fois de plus c’est virtuel! En fait le village est composé de "maisons" dont chacune est dédiée à une expertise ou à un savoir-faire. Dès que quelqu’un a un problème il se rend dans la "maison-savoir", qui est en fait composée d’un forum de questions-réponses et d’une armoire de connaissances. Soit il y trouve sa réponse dans la banque de données, soit il entreprend un dialogue asynchrone avec le ou les experts référencés.

A: Mais ce n’est pas de la formation!

Y: Non ce n’est plus de la formation de grand-papa! C’est une forme évoluée et moderne qui permet à toute personne qui a une compétence de devenir à un moment ou à un autre un allié de celle qui a quelque chose à apprendre. C’est d’ailleurs à l’opposé de la pensée dominante de l'Internet d’aujourd’hui. Si on les écoute, tout est sur le Net et donc nous sommes libres puisque nous avons accès à tout. Mais où se trouve ce que l’on cherche? Même les moteurs de recherche explosent aujourd’hui. Quand on vous rapporte 1000 documents pour une recherche, comment vous faites pour vous en sortir? Alors que si vous vous tournez vers un médiateur dont l’expertise est reconnue, vous êtes quasiment sûr d’avoir la réponse sous 24 heures. La formation sort grâce à ces nouveaux outils du ghetto dans lequel elle était tombée. Elle devient plus quotidienne, plus pragmatique, plus accessible et surtout plus utile.

A: C’est le paradis!

Y: Je n’irai pas jusque-là, mais ce n’est plus l’enfer pesant que cela a pu être tant pour les formateurs que pour les stagiaires. Mais peut-être ne faudrait-il plus appeler cela formation. Ce mot fait tellement vieillot!